Das Nachweisgesetz

betrifft auch Ihre Minijobber

In der betrieblichen Praxis hat das Nachweisgesetz (NachwG) lange Zeit kaum Beachtung gefunden. In seiner neuen Fassung wird es aber nun eine bedeutendere Rolle einnehmen. Das Gesetz ist am 1. August 2022 in Kraft getreten. Und Sie haben Handlungsbedarf bei allen neu – und auch ab dem 1. August 2022 bereits – geschlossenen Arbeitsverträgen. Natürlich auch mit Ihren Minijobbern oder Midijobbern.

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arum geht’s

Grundlage für die Neuerung ist der Gesetzesentwurf zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1152 des Europäischen Parlaments sowie des Rats vom 20. Juni 2019 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union (Arbeitsbedingungenrichtlinie). Diese hat der Bundestag am 23. Juni dieses Jahres verabschiedet.

Ziel der Richtlinie ist, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umfassend, zeitnah und schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden.

Die deutsche Umsetzung geht dabei deutlich über die europäischen Mindestvorgaben hinaus. Anders als erwartet zieht sie daher Handlungsbedarf bei der Frage der Gestaltung von Arbeitsverträgen und -bedingungen nach sich.

Diese Regelungen galten bisher

Bereits in seiner zuvor gültigen Fassung, hat das Nachweisgesetz (NachwG) einige Informationspflichten des Arbeitgebers gegenüber seinen Arbeitnehmern vorgesehen. Bis Ende Juli 2022 musste der Arbeitgeber

  • die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederlegen,
  • die Niederschrift unterzeichnen und
  • dem Arbeitnehmer aushändigen.

Die Information konnte durch den Arbeitsvertrag erfolgen oder durch eine gesonderte Niederschrift.

Regelungen der Arbeitsbedingungenrichtlinie

Die neue Richtlinie legt nun weitergehende Unterrichtungspflichten des Arbeitgebers über die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses fest und führt so zu einer Änderung und Ausweitung im deutschen NachwG.

Die ergänzte Neufassung des Gesetzes hat außerdem zur Folge, dass der Anteil beschreibender und gleichsam aufklärender Inhalte deutlich gestiegen ist.

Das gilt nach dem NachwG für den Kreis der Betroffenen

  1. Für den Betroffenenkreis gilt der unionsrechtliche Arbeitnehmerbegriff. Damit fallen neben klassischen Arbeitnehmern auch Fremdgeschäftsführer und Beamte unter die Richtlinie beziehungsweise das neue NachwG.
  2. Entgegen der bisherigen Regelung gilt das neue NachwG darüber hinaus auch für Aushilfen, die vorübergehend für höchstens einen Monat eingestellt werden. Also damit nicht nur für Ihre dauerhaft beschäftigten Minijobber, sondern auch die kurzfristig Beschäftigen.
  3. Auch die Anforderungen an den Nachweis gegenüber Auszubildenden gemäß § 11 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) werden verschärft.

Diese Arbeitsverträge sind betroffen

Potenziell sind damit also zunächst einmal sämtliche Arbeitsverträge von den Änderungen im NachwG betroffen.

Tipp: Tätig werden müssen Sie als Arbeitgeber aber nur bei Neuverträgen von sich aus.

Das sollten Sie bei allen Neuverträgen ab August 2022 tun

Bei Arbeitsverhältnissen, die ab dem 1. August 2022 beginnen, habe Sie als Arbeitgeber nach dem neuen Nachweisgesetz weitgehende Unterrichtungspflichten zu erfüllen.

Achtung: Dies gilt auch für Arbeitsverträge, die einen Tätigkeitsbeginn ab dem 1. August 2022 vorsehen, aber bereits zuvor vereinbart und/oder abgeschlossen wurden. Prüfen Sie, ob Sie für all diese Verträge Ihre Pflichten erfüllen.

Auch vorher eingestellte Beschäftigte dürfen nachfordern

Verlangt der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin es, müssen Sie auch bei Altverträgen tätig werden, also für Arbeitnehmer, die bereits vor dem 1. August 2022 tätig waren. Zusätzlich zum bestehenden Vertrag müssen Sie sie dann über die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich unterrichten, sofern eine solche Niederschrift explizit verlangt wird.

Diese Unterrichtungspflichten gelten nach dem neuen Nachweisgesetz

Künftig müssen Sie gemäß der Neuerung die Zusammensetzung der Vergütung sowie

  • deren Höhe einschließlich der
  • Vergütung von Überstunden sowie
  • Zuschlägen,
  • Zulagen,
  • Prämien und
  • Sonderzahlungen sowie
  • andere Bestandteile des Arbeitsentgelts sowie
  • die Fälligkeit und
  • Art der Auszahlung

jeweils getrennt voneinander angeben.

Als Arbeitgeber müssen Sie außerdem das vereinbarte

  • Arbeitszeitsystem mit den dazu gehörenden
  • Pausenzeiten darstellen und sollten ergänzend auch
  • auf die Rahmenvorgaben des Arbeitszeitgesetzes

verweisen.

Bei Schichtarbeit müssen Sie umfassende Angaben zum

  • Schichtsystem,
  • Schichtrhythmus sowie
  • zu den Voraussetzungen für Schichtänderungen

machen.

Sofern vereinbart, sind zukünftig auch die Voraussetzungen für die Anordnung von Überstunden in die Niederschrift aufzunehmen.

Diese Mitteilungen müssen Sie rund um Kündigung machen

Ein Hinweis auf die zwingende Schriftform einer Kündigung ist obligatorisch.

Auch müssen Sie die

  • Kündigungsfrist sowie eine
  • Übersicht über das Verfahren bei Kündigungen und
  • die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage

mitteilen.

Achtung: Eine Missachtung führt zwar nicht zur Unwirksamkeit etwaiger Kündigungen, ist aber eine bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeit.

Diese Änderungen gibt es außerdem

Sie müssen als Arbeitgeber außerdem nun Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auch über

  • die Dauer der Probezeit informieren sofern vereinbart,
  • über die detaillierten Regelungen zur Arbeit auf Abruf gemäß § 12 Teilzeitbefristungsgesetz (TzBfG) sowie
  • über einen etwaigen Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellter Fortbildungen.
  • Bei Zusage einer betrieblichen Altersversorgung müssen Sie den Namen sowie die Anschrift des Versorgungsträgers schriftlich mitteilen.

Diese Fristen gelten für die neuen Mitteilungspflichten

Am besten, Sie teilen alle erforderlichen Informationen gleich auf einen Schlag mit, soweit bekannt. Das neue NachwG sieht aber auch eine dreistufige Frist vor.

Einige Informationen sollen am ersten Tag der Arbeitsleistung vorliegen, das betrifft Angaben wie

  • Name und Anschrift der Vertragsparteien,
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts,
  • vereinbarte Arbeitszeit sowie
  • Ruhepausen.

Am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Arbeitsbeginn müssen Sie

  • Arbeitsort und
  • Tätigkeitsbeschreibung

schriftlich mitteilen.

Spätestens einen Monat nach Arbeitsbeginn werden dann Angaben wie etwa

  • Urlaubsdauer oder
  • Informationen zum Kündigungsverfahren

fällig.

Diese Frist gilt bei Nachforderung

Die Nachweisverpflichtung besteht entsprechend der Übergangsregelung des § 5 NachwG n.F. für Arbeitsverhältnisse, die vor dem 1. August 2022 bereits bestanden haben, erst nach entsprechendem Verlangen durch die Arbeitnehmer.

Achtung: Dann gilt aber ebenfalls eine Frist von sieben Tagen beziehungsweise einem Monat ab Zugang der Aufforderung.

Elektronische Information ist nicht gestattet

Die Richtlinie hätte die Erteilung des Nachweises in elektronischer Form explizit zugelassen.

Doch sie bleibt auch im neuen NachwG ausgeschlossen.

Es bedarf also weiter der strengen Schriftform und es wird auch eine eigenhändige Originalunterschrift vorausgesetzt.

Das bedeutet für Sie

Mit der Neuregelung des Nachweisgesetz dürfen Sie letztlich in der Praxis alle Arbeitsverträge nur noch in Schriftform abschließen, bilanziert die Bundesrechtsanwaltskammer. „Es wäre schließlich wenig praktikabel, einen Arbeitsvertrag digital abzuschließen und anschließend noch einmal die erforderlichen Hinweise schriftlich auszuhändigen.“

Die Arbeitsverträge müssen also ausgedruckt, eigenhändig von beiden Seiten unterzeichnet und persönlich übergeben bzw. postalisch gesendet werden.

Achtung: Eine Unterzeichnung per digitaler Unterschrift, wie es inzwischen in vielen Unternehmen üblich ist, wird dann nicht mehr ausreichen.

Der Grund dafür:
Die Schriftform wird nötig wegen einer im NachwG enthaltenen Vorschrift, gegen die sich viele Expertinnen und Experten bei der Anhörung im Bundestag am meisten gesträubt hatten, dem neuen § 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG:

„Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb der Fristen des Satzes 4 schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.“

Daraus ergibt sich, dass für den Nachweis der im NachweisG gelisteten Vertragsbedingungen die Schriftform gefordert wird und die elektronische Form nicht ausreichend ist.

Diese strenge Regelung wäre zwar nicht notwendig gewesen, weil Art. 3 der Arbeitsbedingungenrichtlinie die elektronische Form ausdrücklich zulässt. Dem sind auch alle anderen EU-Mitgliedstaaten gefolgt. Aber es ist, wie es ist.

Arbeitsverträge bleiben wirksam

Die gute Nachricht lautet: Verstöße gegen die Nachweis- und Unterrichtungspflichten führen nicht zur Unwirksamkeit von Arbeitsverträgen.

Die Informationen müssen auch nicht allesamt im Arbeitsvertrag enthalten sein. Stattdessen ist es auch möglich, Arbeitnehmer in einem gesonderten Schreiben über die wesentlichen Vertragsbedingungen zu unterrichten.

Auch Sanktionen sind möglich

Eine ganz bedeutsame Neuerung im Nachweisgesetz ist die Sanktionierung von Verstößen. §4 NachwG n.F. sieht bei fehlender oder unzureichender Erfüllung der Nachweispflicht eine Sanktion als Ordnungswidrigkeit vor, die mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 € pro Verstoß bewehrt ist.

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Quelle: VNR AG

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