2023 ist angebrochen! Bestimmt steht bei Ihnen wie in vielen anderen Unternehmen das große Ausmisten an. Welche steuerlich relevanten Unterlagen dürfen Sie zum 1.1.2023 vernichten und welche sollten Sie weiterhin aufbewahren? Geht man nach den GoBD-Vorgaben ist die Frage recht schnell beantwortet.

on diesen Dokumenten dürfen Sie sich 2023 verabschieden:

• Inventare, die Sie bis zum 31.12.2012 aufgestellt haben,
• Bücher, in denen Sie den letzten Eintrag im Jahr 2012 oder früher vorgenommen haben,
• Jahresabschlüsse, die Sie 2012 oder früher aufgestellt haben,
• Buchungsbelege aus dem Jahr 2012 oder früher,
• empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der verschickten Handels- oder Geschäftsbriefe, die Sie 2015 oder früher empfangen oder gesendet haben, sowie
• sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2015 oder früher (§ 147 Abs. 3 AO).

Achtung! Die o.g. Unterlagen dürfen Sie jedoch nicht vernichten, wenn sie noch für bestimmte steuerliche Vorgänge von Bedeutung sind, z.B.:

• für eine begonnene Außenprüfung,
• für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
• für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt,
• wenn die Festsetzungsfrist der entsprechenden Steuer noch nicht abgelaufen ist und
• bei vorläufigen Steuerfestsetzungen. Achten Sie darauf, dass Sie auch die elektronisch erstellten Daten 10 Jahre lang vorhalten müssen.

So weit alles klar. Wäre da nicht die Datenschutz-Verordnung. Hier gilt das scheinbar gegensätzliche Prinzip der Speicherbegrenzung:

Alles was nicht mehr für die verfolgten Zwecke erforderlich ist, MUSS gelöscht werden.

Denken Sie z. B. an diese Situation aus Ihrem Arbeitsalltag:

Wahrscheinlich bewahren Sie alle Unterlagen wie E-Rechnungen und Handelsbriefe immer sorgfältig auf. Aus steuerlicher Sicht vollkommen richtig, Sie wollen sich von dem hartnäckigen Prüfer schließlich nicht bloßstellen lassen. Denn im schlimmsten Fall drohen hier bei Verstößen gegen die Abgabenordnung (AO) Anklagen wegen Steuergefährdung und Steuerhinterziehung.

Oft bewahren die Unternehmen deshalb Daten sogar über die Aufbewahrungsfrist hinaus auf, um auf der sicheren Seite zu stehen.

Doch plötzlich meldet sich der Landesdatenschutzbeauftragte bei Ihnen. Nach der Prüfung des Sachverhalts teilt er Ihnen mit:

„Sie werden an einem Bußgeld nicht vorbeikommen. € 20.000 sind hier wohl realistisch …“

Ein Albtraum, oder? Ja. Aber einer, den Sie definitiv verhindern können.

Das größte Manko bilden hier die Graubereiche zwischen der DSGVO und GoBD.

In Ihrer Geschäftspraxis werden sicherlich laufend Angebote rausgeschickt. Doch gilt ein solches Angebot als Handelsbrief und damit als aufzeichnungspflichtig, wenn es nicht zum Geschäftsabschluss kommt? Ist diese Frage unklar, bleibt auch zu rätseln, ob sie diese Unterlagen aufbewahren müssen.

Der BFH liefert Ihnen darauf keine eindeutige Antwort und auch nach Ihren Recherchen tun sich eigentlich nur noch mehr Fragen auf …

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