Digitale Personalakte

Das müssen Sie beachten

Die gewohnte Personalakte in Papierform wird in vielen Unternehmen durch die digitale Personalakte ersetzt. Der große Vorteil: Die elektronische Form ermöglicht schnelleren und leichteren Zugriff auf alle wichtigen Daten und das standortunabhängig z. B. auch im Homeoffice. Was in die digitale Personalakte gehört, was trotzdem im Original aufbewahrt werden sollte und wie die Umstellung von der analogen zur digitalen Personalakte am besten gelingt, lesen Sie hier.

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igitale Personalakte – was ist das?

In der Personalakte werden alle für das Beschäftigungsverhältnis wichtigen persönlichen Unterlagen und Daten aufbewahrt. Anders als bei der Personalakte in Papierform werden Informationen und Schriftstücke bei der elektronischen Personalakte digitalisiert und eingescannt in speziellen Programmen gesammelt. Mit Hilfe der Software können die Unterlagen dann z. B. mit Schlagwörtern versehen, zu Listen zusammengestellt und mit geringem Aufwand verwaltet werden.

Die elektronische Personalakte hat viele Vorteile

Die Argumente für die digitale Personalakte sind vielfältig, z. B.:

  • Weniger Platz- und Papierbedarf.
  • Ein strukturiertes, einheitliches System, das Überblick und schlanke, standardisierte Arbeitsabläufe bietet.
  • Nutzer finden benötigte Daten mit wenig Aufwand.
  • Änderungen und Ergänzungen sind durch automatisierte Prozesse schnell und leicht zu bewerkstelligen.
  • Sensible Daten werden sicher aufbewahrt.
  • Der Inhalt ist orts- und zeitunabhängig abrufbar z. B. in anderen Niederlassungen oder im Homeoffice.
  • Es ist jederzeit ersichtlich, wer welche Daten genutzt hat.
  • Mehrere Berechtigte können gleichzeitig Daten abfragen.
  • Bisher aufwändig in Papierform erledigte Verwaltungsarbeiten können elektronisch bearbeitet, versandt, ausgewertet und ggf. unterzeichnet werden.

Für welche Unternehmen lohnt sich die Umstellung?

Sicher ist: Die digitale Transformation macht auch vor der Personalabteilung nicht halt. Ob sich die Umstellung auf elektronische Personalakten für einen Betrieb derzeit lohnt, hängt einerseits davon ab, welcher Aufwand für die Digitalisierung bereits vorhandener Papierakten anfällt und mit welchen Kosten für die Einrichtung der erforderlichen Infrastruktur und die gewünschte Software zu rechnen ist. Andererseits ist zu berücksichtigen, welche Zeitersparnis und welche Vorteile die digitale Lösung für die speziell in diesem Unternehmen anfallenden Arbeiten im Personalbereich bietet.

Digitale Personalakte oder Papierform – der Inhalt ist derselbe

In die Personalakte gehören unabhängig von ihrer Form z. B.

  • Bewerbungsunterlagen und Weiterbildungsbescheinigungen
  • Personalfragebogen
  • Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen
  • Gehaltsentwicklung
  • Sozialversicherungsunterlagen
  • Daten zur Lohnsteuer
  • Zwischenzeugnisse und Beurteilungen
  • gegenseitige Korrespondenz
  • Unterlagen zu Elternzeit
  • Daten zu Urlaub und Krankheit
  • Abmahnungen

Alles, was die Privatsphäre betrifft, wie z. B. die politische Einstellung, Social-Media-Aktivitäten oder die Gewerkschaftszugehörigkeit haben in der Personalakte nichts zu suchen. Auch ärztliche Unterlagen oder die Kandidatur für den Betriebsrat gehören nicht in die Personalakte.

Dürfen die Originale vernichtet werden?

Eine Pflicht, digitalisierte Dokumente aufzubewahren, besteht nicht. Dennoch ist es in vielen Fällen sinnvoll, sie nicht zu vernichten. Werden sie im Streitfall als Beweismittel benötigt, kann es von Vorteil sein, sie im Original unterschrieben vorlegen zu können. Das gilt vor allem für Schriftstücke wie z. B.

  • Arbeitsverträge
  • Änderungsverträge
  • Befristungen
  • Aufhebungsverträge
  • Kündigungsschreiben

Auch wenn diese Dokumente ordnungsgemäß eingescannt wurden, wird ihnen oft weniger Beweiskraft zugestanden als dem Original.

Elektronische Personalakte: Welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Wie bei der Personalakte in Papierform sind bei der digitalen Personalakte gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu beachten, z. B. für

  • lohnsteuerrelevante Unterlagen (6 Jahre).
  • Belege über Mindestlohnzahlung (2 Jahre).
  • Beitragsnachweise für die Sozialversicherung (5 Jahre).

Andere Inhalte sollten nach Ausscheiden des:der Angestellten aus dem Betrieb so lange aufbewahrt werden, bis die Geltendmachung eventueller Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis ausgeschlossen ist. Die gesetzliche Verjährungsfrist für solche Ansprüche beträgt 3 Jahre.

Datenschutz: Die digitale Personalakte dürfen nur wenige einsehen

Nach den geltenden Vorschriften dürfen z. B. personenbezogene Daten nur gespeichert werden, solange ein berechtigtes Interesse dafür besteht. Die Daten müssen sicher verschlüsselt sein. Nur ein möglichst kleiner Personenkreis darf Zugriff haben und das nur, soweit es für die jeweilige Arbeit nötig ist. Personaldaten dürfen nur zweckgebunden erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Beschäftigte haben ein Einsichtsrecht in ihre Personalakte und sie dürfen ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen.

Die Umstellung auf elektronische Personalakten in der Praxis

Am besten gehen Sie in mehreren Schritten vor, d. h.:

Anbieter auswählen: Um die für das jeweilige Unternehmen und seine Anforderungen passende Software zu finden, ist zu klären:

  • kann die Software in vorhandene Systeme integriert werden?
  • überzeugt das Datenschutzkonzept?
  • gefällt die Oberfläche und Bedienbarkeit der Software?
  • sind gewünschte Extras z. B. digitale Signierung möglich oder kann die Software entsprechend erweitert werden?
  • wie sieht das Preis-/Leistungsverhältnis aus?

Verantwortliche bestimmen: Zur Umstellung auf die elektronische Personalakte ist ein Team aus Mitarbeiter:innen aus dem Personalbereich und aus der IT zu benennen. Zu dessen Aufgaben gehört es auch, im Vorfeld sicherzustellen, dass die vorhandene Hardware den technischen Anforderungen der gewünschten Software entspricht.

Berechtigungen festlegen: Die Personalakte besteht aus vertraulichen Daten, die unter besonderem Schutz stehen. Darum muss eindeutig bestimmt werden, wer genau auf welche Daten oder welche Bereiche der elektronischen Personalakte Zugriff haben soll, wer Änderungen vornehmen und wer Dokumente hinzufügen darf.

Akten digitalisieren: Das Scannen der Akten kann je nach Umfang und Organisation der vorhandenen Papierakten sehr aufwändig sein. Gerade in kleinen Unternehmen werden die Daten häufig an mehreren Stellen aufbewahrt und müssen zunächst händisch zusammengestellt werden. Zunächst ist es aber ratsam, die vorhandenen Akten durchzusehen und Unterlagen, die nicht mehr gebraucht und nicht mehr aufbewahrt werden müssen, auszusortieren. Manche Softwareanbieter bieten auch das Scannen der Akten an.

Verantwortliche für zukünftige Arbeiten benennen: Nach erfolgreicher Umstellung sollten Personen benannt werden, die für das Einscannen späterer in Papierform eingehender Dokumente verantwortlich sind. Zudem ist es sinnvoll, Fristen für das Einscannen festzulegen, damit die elektronische Akte möglichst immer aktuell bleibt.

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Quelle: Lexware online Link

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