Es ist kein Geheimnis, dass die Abrechnungen bezüglich Reisekosten von den Prüfungsdiensten besonders sorgfältig begutachtet werden.
Meiner Erfahrung nach passieren bei den nachfolgenden 5 Angaben die häufigsten Fehler bei der Reisekostenabrechnung:

Nur wenn alle Angaben vollständig sind, erstatten Sie die geltend gemachten Kosten Ihren Mitarbeitern steuerfrei. Schludern Sie hier, droht Steuerpflicht!

. Angabe: Name und Anschrift der Reisenden

Der Name und die Anschrift des jeweiligen Mitarbeiters gehören immer auf den Abrechnungsbeleg. Nur so ist es möglich, die steuerfreie Erstattung richtig zuzuordnen.

2. Angabe: Zeitpunkt und Zweck der Auswärtstätigkeit

Am besten ist es, wenn Sie die Aufwendungen einzeln und nicht für mehrere Auswärtstätigkeiten zusammengefasst abrechnen.

3. Angabe: Welche Fahrzeuge hat Ihr Mitarbeiter genutzt?

Die Höhe der Beträge können sich je nach Verkehrsmittel unterscheiden. Während bei privaten Pkws 0,30 € für jeden gefahrenen Kilometer steuerfrei erstattet werden, benötigen Sie für alle anderen Fahrtkosten die Originalbelege.

4. Angabe: Die Pauschbeträge für Verpflegung im Jahr 2023

Die Kosten für die Verpflegung des Mitarbeiters dürfen Sie weiterhin nur pauschal erstatten. Einzelnachweise der tatsächlichen Aufwendungen sind nicht zulässig.

5. Angabe: Kosten der Unterkunft

Sie dürfen Ihrem Mitarbeiter nur die reinen Aufwendungen für die Unterkunft steuerfrei erstatten. Daher ist es wichtig, dass Ihr Mitarbeiter vom Hotel eine Rechnung erhält, in der die Kosten für die
a) reine Übernachtung und die
b) Verpflegung ausgewiesen sind.

Vorsicht: Einer der häufigsten Fehler ist schlicht der, dass Ihr Unternehmen nicht korrekt als Leistungsempfänger genannt ist. Schnell kann es passieren, dass im Rahmen eines Essens mit einem Kunden nicht der Name des Unternehmens, sondern der des jeweiligen Mitarbeiters hinterlegt ist. In der Hektik wird die Hotel- und Bewirtungsrechnung schnell bezahlt, ohne diese zuvor sorgfältig zu prüfen.

Mein Tipp: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter in Vorleistung gehen

Übernachtet ein Mitarbeiter in einem Hotel oder lädt einen Geschäftspartner zum Essen ein, geht er zunächst in Vorleistung. Im Nachgang kann er seine Aufwendungen über die Reisekostenabrechnung geltend machen. Wenn es dann zu einer Bemängelung kommt, geht diese zulasten ihres Mitarbeiters. Somit liegt die korrekte Ausstellung der Rechnung in seiner Verantwortung.

Sie sehen: Wenn Sie es geschickt anstellen, können Sie bei den Reisekosten ganz einfach Fehler vermeiden und eine Menge Steuern sparen – finanzamtssicher.

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