Maßnahmen, die Sie jetzt sofort ergreifen müssen

Was das BAG entschieden hat

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeit aller Beschäftigten aufzuzeichnen bzw. aufzeichnen zu lassen, so das BAG in seinem Beschluss vom 13.9.2022 (Az. 1 ABR 22/21). Das BAG dazu in seiner Urteilsbegründung:

„Die Arbeitgeberinnen sind … kraft Gesetzes verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden in ihrem gemeinsamen Betrieb erfasst werden.“

Wichtig sind hier die Wörter „System“ und „erfassen“

Hinter „System“ versteht das BAG jede Möglichkeit der Arbeitszeiterfassung. Es reicht vorerst also aus, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Arbeitszeit Z auf Papier (z. B. auf einem Stundenzettel),

• per Excel-Liste oder in z. B. Word,
• per „Stechuhr“,
• durch automatische Erfassung im Computer in einem An- und Abmeldeprogramm oder
• in einer App

festhalten. Also beispielsweise mit dem kostenlosen Microsoft-Programm „WorkingHours“, der App des Arbeitsministeriums „einfach erfasst“, der App „Stempeluhr II“ für Android-Geräte oder „Stechuhr X“ für Apple.

„Erfassen“ bedeutet für das BAG, dass die Daten aber dann auch wirklich vorliegen müssen. Sprich: sofort erhoben werden. Im Urteil heißt es wörtlich: „Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit (einschließlich der Überstunden)  … müssen  … erfasst und damit aufgezeichnet werden. Anderenfalls wären weder die Lage der täglichen Arbeitszeit noch die Einhaltung der täglichen und der wöchentlichen Höchstarbeitszeiten innerhalb des Bezugszeitraums überprüfbar.“

Im Klartext: Sie müssen die Arbeitszeit der Vereinsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter ab sofort erfassen. Und diese Pflicht besteht für alle Beschäftigten, die nicht rein ehrenamtlich tätig sind. Betroffen sind damit alle

• Mini-Jobber,
• Saisonaushilfen,
• Teilzeit- und Vollzeitkräfte,
• angestellte Übungsleiterinnen und Übungsleiter,

also all jene, die in einem Beschäftigungsverhältnis mit Ihrem Verein stehen!

Achtung! Das gilt auch für den Vorstand, wenn er eine Bezahlung über der Ehrenamtspauschale erhält. Denn das BAG unterscheidet in seinem Beschluss nicht zwischen „Führungskräften“ und anderen!

Für rein ehrenamtlich Tätige dagegen gilt das Urteil nicht. Das sind all jene, die maximal im Rahmen der Ehrenamtspauschale (max. 840 Euro/Jahr, § 3 Nr. 26a Einkommensteuergesetz (EstG)) entlohnt werden! Hier brauchen Sie auch weiterhin die Arbeitszeit nicht zu erfassen.

Was jetzt zu tun ist

1. Drängen Sie als Schatzmeister darauf, dass der Vorstand nun kurzfristig festlegt, wie die Arbeitszeit erfasst werden soll. Papier, App, Computer etc. Tun Sie es kurzfristig, denn die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht ab sofort!

Ich empfehle Ihnen vorerst auf ein einfaches und möglichst kostenloses oder kostengünstiges System zu setzen (Papier, App, Excel-Liste …). Grund: Das Arbeitsministerium will „im 1. Quartal 2024“ mit einer gesetzlichen Regelung nachziehen. Hier könnte es dann verbindliche Vorgaben geben, die bisherige Anschaffungen obsolet machen.

2. Führen Sie im Anschluss die „systematische“ Arbeitszeiterfassung ein. Verpflichten Sie also wirklich alle Vereinsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter dazu, ihre Arbeitszeiten aufzuzeichnen.

3. Stellen Sie sicher, dass Beginn, Ende und Pausen der Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Es reicht zur Not ein Stundenzettel.

4. Sorgen Sie dafür, dass auch Vereinsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter im Homeoffice ihre Arbeitszeiten aufzeichnen.

Fazit: Die Entscheidung des BAG gilt ab sofort – und sie zwingt Ihren Verein zum Handeln. Doch mit den Tipps aus diesem Betrag sind Sie jetzt auf der sicheren Seite!